疫情下WFH重塑工作樣貌 「5因素」說明辦公型態巨大轉變
▲WFH重塑工作與空間新貌。（圖／取自免費圖庫Pixabay）
突然而起的疫情，擾動了5月應有的平靜。大量確診案例的出現，驚嚇了原本大家以爲有神功護體的臺灣。在期待再次抗疫成功的同時，我們也期待藉由三級抗疫的努力，讓臺灣的產業轉型能夠跟上其他國家的經驗，並刻畫出可能的都市產業新面貌。
儘管在COVID-19蔓延前，就有網路取代馬路的呼聲，也有各種配合遠距辦公的型態與設備出現。只是，這一切彷彿只流行於資訊科技產業之間，對於其他產業仍然使用相當有限，而對不是年輕人的上班族，這些遠距辦公的景象，更像是下個世紀的事情。
只是在忽然間，疫情的爆發迫使歐美各國各年齡層的上班族必須接受這樣的改變，當封城開開闔闔之際，居家辦公成爲比通勤更安全、更能維持生產力的產業模式。
就如同美國3位經濟學家何塞．瑪麗亞．巴雷羅（José Maria Barrero），尼克．布魯姆（Nick Bloom）和史蒂文．戴維斯（Steven Davis）在一篇「爲何居家辦公將延續下去？」（Why Working From Home Will Stick）的大規模探討中，針對這次疫情對於居家辦公的大規模社會實驗，經過調查3萬多名美國人，提出了就算疫情結束，將仍有20％的工作，也就是5天中的1天，將由居家工作型態來提供。
對照之下，疫情之前這個比例只有5％。表示將近一年的封城經驗，對於居家工作者（Working from home, WFH）的影響，是相當正面的發展動力。
該篇文章中，用5個因素來說明造成這一巨大轉變的原因，包括有：WFH的經驗要好於預期；對WFH進行的有形資產和人力資本的相關投資，已經展現了成果；社會對於WFH相關的污名與誤解大大減少；對人羣和傳染風險的擔憂持續存在；最後就是因爲疫情，而帶來不論是雲端協作、線上會議等支持WFH的技術大幅創新，提升了WFH的工作感受。
只是，這樣因爲WFH的受益者並非雨露均霑，研究顯示，那些原本收入較高的員工，將從遠程工作中受到更多的利益。其次，相對於疫情發生之前，推動WFH將直接降低企業在市中心成本的5％到10％。第三，由於重新優化了工作安排，所以比照僱主原本期望的跟WFH的實際生產力，大概反而提高了5％。而這樣的估算，需要涵蓋通勤成本節省等項目，這些是過去評估生產力少有的考量。
換言之，如果美國這樣的經驗也同樣應用在其他國家，包括臺灣，則這次因爲第二波疫情而迫使臺灣也需要擁抱WFH的結果，一旦三級防疫延長，臺灣回不去原有工作型態的機會，也就越來越高。我們也可以期待，屬於臺灣模式的WFH將爲未來的辦公室型態與都市空間創造新的形塑動能。
疫情重塑都市面貌與金融業空間
因爲都市的存在，本來就是根基於「人跟人的連結」。1870年，紐約搭配兩部蒸氣電梯的7樓的Equitable Life Building，作爲早年公平人壽公司（The Equitable Life Assurance Society）的企業總部，成爲世界第一座摩天樓，主要的目的，就是將公司各部門儘量靠近以進行文書作業，更隨着企業組織日漸複雜，企業發展與鄰近相關企業的區位利益獲利更大。更進一步的，隨着企業期望藉由企業總部來區分與其他企業的不同，更讓摩天樓大量興建，成爲各都市天際線的獨特景觀。
在這樣的都市之中，主要包括着人流、金流、物流與資訊流的集中，也成爲上一世紀的產業進化模式。但網路經濟興起之後，伴隨電子金融與金融科技發展，資訊流與金流已經開始擺脫都市高昂地租的束縛，改往都市外移動。以臺北爲例，除了中國信託在南港的企業總部代表外，當年南京東路股市華爾街也早成爲過去的遙遠故事。而快遞服務與分享經濟的興起，讓物流的便利性早已沒有城內城外之分。
而這一次，因爲「人跟人連結」的疫情，將都市最後的人流彙集優勢一次掏空，如果再過幾年，隨着電動車、自駕車、物聯網的興起，WFH配合AIoT的完整結合，員工所代表的意義，將不再是辦公室OA傢俱後面的那顆人頭，而是網路上一個節點所具備的附加價值能力。
更直接的說，以金融業而言，當過去爲了服務客戶，而設置的分行與櫃檯，在防疫需求與高昂地租雙重影響下，臨櫃服務轉到線上時，財富管理的促銷勢必也移轉到社羣軟體之上，那網路空間的消費者體驗優化重要性將遠大於分行的形體裝潢。而當時站在臨櫃的金融同業，轉型成WFH也就是那樣的理所當然了。
轉變心態迎接WFH時代來臨
面對這樣的時代，員工的態度轉換更是重要。在這次疫情中，有人需要居家辦公，留守的人悵然若失，恍若抽獎摃龜。但在實施之後，也有WFH在家裡因爲要跟老公、小孩搶網路而怨聲載道，在設備網路的當機中咒聲連連。
但這些終將過去，看看美國、日本的不少白領階級，公司已經跟員工協調出一種全新的平衡，一週有部分工時在公司、部分在家裡。而線上會議與電子郵件，已經取代了辦公室日常，讓WFH成爲生產力的表徵。而最後面對面會議的，將是機敏性、重要性以及感性的場合，讓人跟人的連結，成爲最需要珍惜的時刻。
至於臺灣會不會也走上這條路？或許不會每一個產業都這樣，但可以預期的，早就習慣網路的年輕世代，已在摩拳擦掌，準備迎接這樣的新未來。
重視網路會議禮儀
最後，彙整出國外幾項網路會議禮儀（Video Conference Etiquette），或許可以幫助提升WFH的生產力，讓在疫後的職場上更能發揮所長。首先，要爲自己規劃一個適當的居家會議場域，除了不能讓環境噪音影響你的發言表現外，鏡頭中的陳設更可能透露出對於你性格的認知線索，所以值得用心來設計劃面中所呈現的風格。準時在會議室出現是參加網路會議的要件，所以應該提早進行準備，包括測試網路連線狀況、檢查電池情況，還有測試鏡頭以及麥克風的設定等。
其次，對於會議軟體的運用，例如靜音、離開、舉手或錄影等按鍵的位置，也應該先行了解，這些都是避免在會議中讓大家看到你手忙腳亂的慌張身影。而在此同時，因爲是採用線上會議，如果有提供資料的話，應該要先詳讀，準備好要令人印象深刻的發言，讓大家在枯燥的小熒幕中，能夠吸睛的讓大家關注你的表現。至於在會議進行中，居家工作的環境也是一樣重要，除了不能讓環境噪音影響你發言的內容傳達，看着鏡頭更是對發言人的一種尊重。切記，挖鼻孔可能會被側錄，而成爲辦公室同事間取笑的對象喔。
本文作者爲臺灣金融研訓院院長、《臺灣銀行家》雜誌總編輯。