法律觀點－營業秘密保護大作戰─合理保護措施之離職篇

多數員工常因爲公司的聘僱合約或保密合約對保密範圍的特定不確實、營業秘密相關檔案的保護不確實、教育訓練不確實等因素，而內心其實根本不知道到底哪些資訊是公司的營業秘密，若能在其離職時，再次提醒一次，員工就會比較謹慎處理手上的相關檔案。圖／摘自Pixabay

企業要做好營業秘密合理保護措施，並不是隨意去複製網路的資料然後貼上就可以交差了事，這樣常常會輕重失衡，也就是爲了保護無風險或低風險之事項，而影響企業業務推展之效率或造成麻煩。企業必須針對自身已發生的事件、潛在可能的事件、自身法遵文化（如員工知識等）、所能及願意負擔的人力、財力等因素，進行與營業效率間之衡量，才能真正的對症下藥。其中，針對企業可能沒有意識到的、卻是常見的潛在的風險，可以從司法案例加以觀察。

由於本篇主要介紹合理保護措施的離職篇，而就此部分，常見的被告說詞有：「我在公司的時候，不論是在職時或離職後，公司都沒有人跟我說這個是營業秘密」、「我離職的時候，該交接的都已經交接了喔，不然請公司看看交接相關文件」、「我離職的時候，公司並沒有透過任何口頭或書面的方式，跟我說要刪除檔案喔」、「我當時會在提出離職申請後還下載這些檔案，是因爲離職還沒有生效，我還是要繼續工作」、「我都已經離職這麼久，爲什麼離職後還有保密義務？」等等。

看完了這些被告說詞，身爲企業管理階層的你，有想到癥結點在哪裡嗎？看起來有：員工不清楚公司的營業秘密檔案有哪些、也因此交接時沒有特別留意、交接也不確實、離職程序不夠完整等問題。接下來，筆者將提出解決這些問題的相關建議作法，也就是合理保護措施。

但在說明前，仍請企業留意：合理保護措施要能順利執行，有一個非常重要的前提是：公司必須先進行營業秘密的「盤點」，因爲若無盤點，則在貫徹相關合理保護措施時，員工還是不會知道重點在哪，也因此，有規定某程度等於沒有規定。此部分詳細說明，請讀者參考「營業秘密保護大作戰─盤點篇」）。在盤點作業完成後，針對「離職時」相關合理保護措施之建議如下（讀者亦可另行參考臺灣智慧財產管理規範2016年版本相關條文）：

首先，組織應對離職員工提醒相關智財規定：企業應對「所有」要離職的員工，在離職程序之相關文件中（譬如員工離職申請單、離職應辦手續表、離職人員面談紀錄表等），提醒譬如智財之歸屬、保密義務、相關檔案應刪除、銷燬之義務等規定。此外，企業亦應確實執行交接之工作。有些企業可能員工持有上百個檔案，但後手卻不確實清點，部門主管也未特別叮嚀。

其次，涉及組織重要智財之員工離職時，應進行面談。簡單來說，針對「所有」的離職員工，或許僅需透過「書面」之提醒即可，但，針對「涉及組織重要智財之員工」，除了「書面」以外，最好還要有另外的「面談」。在這邊，出現了一個問題：什麼是「涉及組織重要智財之員工」？具體來說，公司在盤點營業秘密後，會有一份營業秘密盤點清單（通常這份清單會就營業秘密之機密性進行分級、分類），此時，公司依據Need to Know原則，就能夠知道，哪些部門與哪些職級的員工在職務上必須且能接觸，而這些員工就是屬於「涉及組織重要智財之員工」。

至於爲何針對這些員工必須多做一個「面談」的程序？依筆者承辦營業秘密案件的經驗，多數員工常常因爲公司的聘僱合約或保密合約對於保密範圍的特定不確實、營業秘密相關檔案的保護不確實、教育訓練不確實等因素，而內心其實根本不知道到底哪些資訊是公司的營業秘密，但，這樣心裡的不確定，若能在其離職時，再次提醒一次，這些員工就會比較謹慎處理手上的相關檔案，若有疑問，也會因爲面談的提醒，而有機會提問。

再來，企業也可以考慮，在必要時，得與員工簽定離職契約，以約定特定智財之權利歸屬、特定之保密要求及競業禁止要求。

最後，常常有企業會詢問：這個員工對公司很重要，而且他了解公司很多機密，現在他要離開了，我又忘了跟他簽署競業禁止，這時候，要不要發個函給這位員工的新東家，提醒他們不要亂來？針對這個問題，筆者建議，企業在必要時，可以在員工離職後，若任職於競爭對手並從事相同或類似之工作，再次提醒該名員工其所負義務，或將其義務告知新任職組織。